Si vous travaillez régulièrement avec Google Sheets, vous savez que sa puissance réside dans sa capacité à stocker des données et à y accéder facilement. Mais que se passe-t-il lorsque vous avez besoin de suivre les ajouts de certains noms à une feuille de calcul ? Ou mieux encore, que se passe-t-il lorsque vous devez être notifié chaque fois qu'un nom spécifique est ajouté à cette liste de noms ? Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez utiliser Make pour envoyer des courriels lorsqu'un nom spécifié est ajouté à une feuille de calcul Google Sheets. Nous allons voir pourquoi l'utilisation de Make peut vous faire économiser beaucoup de temps et quels sont ses avantages par rapport aux autres approches courantes.
Make est un service d'automatisation qui vous permet de connecter facilement différentes applications et services ensemble. Son intégration avec Google Sheets est particulièrement utile car elle vous permet d'automatiser facilement les tâches répétitives et fastidieuses liées aux feuilles de calcul. Par exemple, vous pouvez utiliser Make pour configurer des notifications automatiques par courriel, qui vous avertissent lorsque des changements importants sont apportés à vos feuilles de calcul Google Sheets.
Envoyer des courriels à partir de Google Sheets est utile dans de nombreuses situations, par exemple, pour notifier des membres de l'équipe lorsque certaines tâches ont été accomplies ou pour rappeler l'échéance d'un projet. Écrire ces courriels manuellement peut prendre beaucoup de temps et peut être source d'erreur. C'est pourquoi l'utilisation de Make pour automatiser ce processus est une solution intelligente. Elle permet de gagner du temps et de s'assurer que les messages sont toujours précis et envoyés en temps voulu.
La première étape pour utiliser Make avec Google Sheets consiste à connecter les deux services. Ce processus est simple et peut être effectué directement à partir de Google Sheets. Tout d'abord, rendez-vous sur la page d'add-ons Google Sheets et recherchez "Make" dans la barre de recherche. Cliquez sur le bouton "Installer" et suivez les instructions pour vous connecter à votre compte Make. Une fois que vous avez installé Make, vous pouvez facilement créer des flux de travail qui utilisent des données dans vos feuilles de calcul Google Sheets.
L'étape suivante consiste à créer un déclencheur pour votre flux de travail Make. Dans ce cas, nous voulons être notifiés par courriel chaque fois qu'un nom spécifique est ajouté à la feuille de calcul. Vous pouvez facilement créer ce déclencheur en utilisant Make. Tout d'abord, créez un nouveau flux de travail et reliez-le à votre feuille de calcul Google Sheets. Dans les paramètres du flux de travail, sélectionnez "Google Sheets" comme source de données et trouvez la feuille de calcul que vous voulez utiliser. Ensuite, identifiez la colonne de la feuille de calcul qui contient les noms que vous voulez suivre. Dans les paramètres de votre flux de travail, sélectionnez "Ajout de ligne" comme événement déclencheur et précisez les conditions que vous souhaitez utiliser pour déterminer quand un courriel doit être envoyé.
Une fois que vous avez configuré votre déclencheur, vous devez maintenant écrire le message de courriel que vous voulez envoyer. Make facilite cette étape grâce à sa fonctionnalité de "composant". Un composant est un bloc de texte pré-écrit que vous pouvez facilement insérer dans vos courriels. Pour créer un composant, rendez-vous dans la section "Composants" de Make et ajoutez un nouveau composant. Écrivez le message de votre courriel et incluez tous les éléments variables que vous souhaitez inclure. Par exemple, si vous voulez inclure le nom de la personne qui a été ajoutée à la liste, vous pouvez ajouter une variable pour cela.
Make facilite également l'ajout de variables dynamiques à vos courriels. Ces variables permettent d'insérer du contenu spécifique dans vos courriels, en fonction des données de votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez créer une variable pour que le nom de la personne qui a été ajoutée à la liste soit automatiquement inséré dans le courriel. Pour ajouter une variable, utilisez la syntaxe {{votre_variable}} dans votre message de courriel. Make remplacera automatiquement cette variable par la valeur respective de la feuille de calcul.
L'étape suivante consiste à configurer les destinataires de vos courriels. Vous pouvez facilement le faire avec Make en utilisant la fonctionnalité de "jumelage". Dans cette étape, vous allez fusionner les données de votre feuille de calcul avec des adresses de courriel spécifiques. Pour ce faire, créez une nouvelle connexion de données dans Make et reliez-la à votre feuille de calcul Google Sheets. Ensuite, sélectionnez la colonne de la feuille de calcul qui contient les adresses de courriel de votre liste de destinataires. Enfin, créez un nouveau composant dans votre flux de travail Make et utilisez la fonctionnalité "jumelage" pour lier les adresses de courriel à votre message de courriel.
Make permet également de personnaliser les lignes d'objet de vos courriels. Cela peut aider à garantir que vos courriels sont correctement triés dans les boîtes de réception des destinataires. Pour personnaliser une ligne d'objet, utilisez la même syntaxe que pour les variables dynamiques. Par exemple, vous pouvez inclure le nom de la personne ajoutée à la liste dans la ligne d'objet de votre courriel.
Une fois que vous avez configuré toutes les étapes, vous pouvez tester votre flux de travail Make. Pour cela, ajoutez le nom spécifique à votre feuille de calcul et vérifiez que vous recevez bien le courriel. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser les outils de débogage de Make pour trouver et corriger les erreurs.
Bien que Make soit un excellent choix pour automatiser l'envoi de courriels à partir de Google Sheets, il existe d'autres options que vous pouvez utiliser. Par exemple, vous pouvez créer une macro dans Google Sheets qui enverra des courriels lorsque certaines conditions sont remplies. Vous pouvez également utiliser Zapier ou IFTTT pour automatiser ce processus. Cependant, ces alternatives peuvent nécessiter plus de temps et d'efforts pour être mises en place que l'utilisation de Make.
En automatisant les notifications par courriel à partir de Google Sheets avec Make, vous pouvez économiser beaucoup de temps et de travail manuel. Cela peut également aider à améliorer l'efficacité de votre travail, en vous permettant de vous concentrer sur des tâches plus importantes. En fin de compte, l'utilisation de Make pour envoyer des courriels à partir de Google Sheets est un excellent moyen de rendre votre travail plus efficace et plus facile à gérer.
En résumé, Make est une solution pratique pour automatiser l'envoi de courriels à partir de Google Sheets. En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez facilement configurer des notifications par courriel qui vous avertissent de chaque ajout de nom spécifié à votre feuille de calcul. Make offre également des fonctionnalités supplémentaires telles que la personnalisation de la ligne d'objet et la fusion des adresses de courriel. En utilisant Make, vous pouvez faire des économies de temps précieuses et améliorer votre efficacité de travail.
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