5 idées d’automatisations pour les financiers

Vous travaillez dans l’équipe finance/comptabilité de votre entreprise ? Découvrez donc ces 5 scénarios conçus sur Make (ex-Integromat) et qui vous permettront de gagner (beaucoup) de temps dans votre travail quotidien, et qui vous feront passer pour le pro de la productivité au sein de votre équipe ! C’est parti 😉

Automatisation n°1 : envoyer automatiquement un devis

Avec cette première automatisation, vous allez pouvoir envoyer à vos clients un devis sans avoir à l’éditer vous-même à la main. A partir d’un tableur créé sur Airtable dans lequel sont renseignés le mail du client et les produits ou services qui l’intéressent, le scénario va créer un devis à partir d’un template et y inclure tous les produits et leurs prix, puis va enregistrer le PDF et l’envoyer au client concerné, le tout en quelques secondes !

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Automatisation n°2 : automatiser la réception et l’archivage de factures

Cette fois-ci, vous n’envoyez pas un document, mais en recevez un ! Cette automatisation va reconnaitre les mails que reçoit votre entreprise et qui contiennent des factures, va les ajouter au drive de vos équipes, ainsi qu’à un tableur qui regroupera toutes les factures reçues, et enverra un message sur Slack aux personnes responsables des paiements afin qu’elles règlent cette facture au plus vite et la marquent comme réglée dans le tableur que nous venons d’évoquer.

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Automatisation n°3 : faciliter les procédures de remboursement

Malheureusement, il arrive qu’un client ne soit pas satisfait de vos produits et demande un remboursement. Dans ces cas-là, cette automatisation vous facilitera le travail en récupérant les informations du client qui aura rempli un formulaire de remboursement, et qui créera un brouillon de paiement du montant adapté que vous n’aurez plus qu’à valider pour rembourser le client.

Note : vous pouvez bien sûr utiliser pour cette automatisation n’importe quelle banque connectée que vous utilisez, comme par exemple Revolut Business ou Qonto.

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Automatisation n°4 : créer des rapports financiers à partir des commandes d’e-commerce

Si vous vendez des produits en ligne et en grande quantité, il peut être difficile de collecter efficacement des données financières concernant votre chiffre d’affaires, vos frais, etc. Avec cette automatisation, vous allez pouvoir récupérer à intervalles réguliers des rapports (envoyés directement à vos équipes sur Slack) qui indiqueront les volumes de ventes ou toute autre donnée récupérée depuis Shopify, et automatiquement stockée dans un tableur Excel.

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Automatisation n°5 : automatiser le paiement des factures

Enfin, cette dernière automatisation vous facilitera le règlement des factures en créant un brouillon de paiement d’un montant adapté pour toutes les factures que vous recevrez et qui seront stockées dans un tableur connecté comme Airtable ou Google Sheets. Vous pouvez par exemple utiliser cette automatisation en complément de la deuxième automatisation de cette sélection, afin d’améliorer encore votre processus de paiement des factures.

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Voilà comment, en quelques minutes, vous allez pouvoir mettre en place des automatisations qui vont, avec le temps, vous faire gagner des heures et des heures en tâches répétitives !

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