Tuto Make : automatiser la formation continue de votre équipe avec Notion et Slack

Lorsque de nouveaux collaborateurs arrivent dans votre entreprise, ils passent par une phase d’apprentissage assez longue, le temps de passer en revue tous les processus de l’entreprise, mais une fois cette période passée, il est rare que l’on revienne ce plonger dans la documentation de la société pour se rafraîchir la mémoire...

C’est pour cela que nous allons aujourd’hui construire grâce à Make une automatisation qui envoie chaque semaine sur un channel Slack dédié une bonne pratique aléatoire depuis une base de données Notion qui regroupe tous vos processus importants présentés à vos collaborateurs à leur arrivée dans l’équipe.

Etape 1 : Récupérer la liste de vos bonnes pratiques

Imaginons que votre entreprise regroupe ses bonne pratiques dans une base de données Notion semblable à celle-ci :

Nous allons commencer par récupérer les items de cette liste dans Make grâce au module “Notion - Search Objects”. Vous pouvez chercher votre base dans la barre “Database ID” et Make remplira automatiquement l’ID fourni par Notion.

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Nous devons maintenant utiliser un module appelé “Array Aggregator” pour mettre notre liste de processus sous forme d’array, un objet de manipulation de données plus simple à gérer pour Make. Cela nous permet en plus de sélectionner seulement les données récupérées de Notion qui nous intéressent, à savoir ici le “Bundle order position” (qui nous servira à choisir aléatoirement le guide à envoyer) et l’URL (qui nous servira à envoyer le guide).

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Etape 2 : Choisir aléatoirement un guide

Nous devons maintenant extraire de notre liste un guide aléatoire. Pour cela, nous allons commencer par déterminer un nombre aléatoire entre 1 et le nombre d’éléments de notre liste.

Pour cela, nous utilisons le module “Tools - Set variable” pour définir une variable “Random” qui prendra une valeur aléatoire dans la plage qui nous intéresse grâce à la formule ceil(random * length(array)).

Vous pouvez copier telle quelle cette formule, mais si vous souhaitez savoir comment elle fonctionne, elle utilise la fonction random de Make qui choisit un nombre aléatoire entre 0 et 1, puis elle multiplie ce nombre aléatoire par la longueur de notre liste (length(array)) afin d’obtenir un nombre entre 0 et la longueur de notre liste, puis elle arrondit ce nombre à l’entier supérieur afin d’obtenir un entier entre 1 et la longueur de notre liste.

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Ensuite, nous sélectionnons l’élément de notre liste situé à la place correspondant à notre nombre aléatoire. Nous utilisons encore une fois le module “Tools - Set variable” :

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La fonction utilisée dans le module nous permet de sélectionner dans l’array obtenu au module 2 l’URL de l’élément dont le Bundle Order Position (__IMTINDEX__) correspondant au nombre aléatoire que nous venons de définir.

Etape 3 : Envoyer le rappel

Enfin, nous pouvons envoyer le lien vers la bonne pratique aléatoire que nous venons d’obtenir vers le channel Slack de notre choix grâce au module “Slack - Create a message” :

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Notre automatisation est maintenant terminée ! Vos équipes recevront chaque semaine dans Slack un rappel d’une bonne pratique aléatoire, afin que toutes ces pratiques restent bien fraiches dans leur mémoire. Voici le scénario final :

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N’oubliez pas de le paramétrer pour qu’il se lance une fois par semaine, le jour de votre choix.

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