Tuto Make : créer des tâches dans Notion envoyées automatiquement par Slack et ajoutées au calendrier d’équipe

Avec ce tutoriel, vous allez apprendre comment intégrer Notion avec Slack et Google Calendar pour gérer en équipe toutes vos tâches de la meilleure façon. Créez une tâche dans Notion, assignez-la à un ou plusieurs membres de votre équipe, et celui-ci ou ceux-ci seront immédiatement notifiés via Slack, et la tâche sera ajoutée à leur agenda sur Google Calendar. Et bien sûr, toute cette automatisation se fera grâce à Integromat !

Etape 1 : créer la base de données pour les tâches dans Notion

Ici, rien de compliqué, surtout si vous avez l’habitude d’utiliser Notion (dans ce cas, vous avez même déjà sûrement votre propre base de données pour vos tâches).

Créez simplement une base de données sous la forme que vous préférez. Nous vous conseillons la forme “board” qui est la plus adaptée pour stocker et gérer des tâches. Notion vous proposera automatiquement trois colonnes “Completed”, “In progress” et “Not started”, mais vous pouvez choisir les catégories que vous préférez, et customiser la page comme vous le souhaitez.

Nous allons créer une tâche pour l’exemple, l’assigner à quelqu’un et lui ajouter une date.

Et voilà ce que nous obtenons côté Notion :

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Etape 2 : intégrer la base à Integromat

Maintenant, il faut intégrer cette base de tâches à Integromat.

Pour cela, créez un nouveau scénario avec votre compte Integromat, et utiliser le module “Notion - Watch database items” qui permettra de déclencher l’automatisation chaque fois qu’une nouvelle tâche sera ajoutée.

Etape 3 : envoyer automatiquement une notification Slack

Maintenant, la première étape vraiment intéressante de notre automatisation : envoyer un message à la personne concernée !

Pour cela, il faut d’abord qu’Integromat retrouve le mail de l’utilisateur associé à la tâche, pour retrouver son ID Slack grâce à ce même mail. Pour cela, nous allons utiliser le module “Slack - search for user” d’Integromat et nous allons sélectionner la propriété “Person : Email” de la tâche que nous venons de récupérer avec le module précédent.

Ensuite, nous devons envoyer un message à la personne concernée grâce au module “Slack - create a message”. Là, nous renseignons le destinateire (l’ID Slack que nous venons de récupérer) et le message que nous voulons lui envoyer.

Et voilà, c’est terminé pour la partie Slack !

Etape 4 : ajouter la tâche à Google Calendar

Pour parfaire notre gestionnaire de tâches, nous voulons maintenant envoyer la tâche à l’agenda d’équipe. Pour cela, rien de plus simple, nous utilisons le module “Google Calendar - Create an event”, nous créons un nouvel évènement dans le calendrier d’équipe et nous utilisons les propriétés de la tâche dans Notion que nous avons récupérées avec le premier module pour remplir le nom et la date de l’évènement. Vous pouvez aussi ajouter des rappels automatiques par mail si vous le souhaitez.

Voilà, tout est prêt ! Notre intégration finale ressemble à ça et permettra à votre équipe de ne plus rater une seule tâche !

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