Avez-vous déjà reçu un e-mail contenant une tâche à faire, mais avez-vous eu du mal à organiser et à gérer toutes vos tâches à faire dans un seul endroit? Heureusement, avec l'extension Make et Google Sheets, vous pouvez facilement trier les e-mails entrants pour y trouver ceux contenant "à faire" et les ajouter automatiquement en tant que nouvelles lignes dans une feuille de calcul Google Sheets. Dans cet article, nous allons tout vous expliquer étape par étape.
Pour commencer, vous devrez utiliser l'extension Make (disponible pour Gmail et Outlook) pour trier les e-mails entrants et trouver ceux qui contiennent "à faire" dans leur objet. Une fois que vous aurez installé l'extension, vous pourrez facilement trier vos e-mails en cliquant sur l'icône Make située en haut à droite de votre boîte de réception.
Une fois que vous avez trié vos e-mails dans Make, vous pouvez maintenant configurer l'extension pour exporter les e-mails contenant "à faire" vers Google Sheets. Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône de paramètres dans l'extension Make et sélectionner "Exporter vers Google Sheets". Cette action vous demandera de connecter votre compte Google Sheets à Make.
Avec Google Sheets, vous pouvez facilement organiser toutes vos tâches à faire dans une seule feuille de calcul en utilisant des colonnes pour chaque catégorie de tâches, telles que la date d'échéance, le niveau de priorité, ou encore le nombre de commentaires. Un autre avantage de Google Sheets est la possibilité de collaborer sur la même feuille de calcul avec d'autres membres de l'équipe. Vous pouvez ainsi assigner des tâches à d'autres personnes ou suivre les progrès en temps réel.
Pour organiser vos tâches en fonction de leur priorité, vous devriez ajouter une colonne supplémentaire sur la feuille de calcul nommée "priorité". Ensuite, vous pouvez ajouter un numéro de priorité de 1 à 5, où 1 représente la tâche la plus importante et 5 la moins importante. Vous pouvez trier les tâches en fonction de leur priorité en utilisant la fonction "Trier" dans Google Sheets.
Pour faciliter la gestion de vos tâches, vous pouvez utiliser des filtres et des formules dans Google Sheets. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction "FILTRE" pour afficher seulement les tâches qui ont une priorité de 1. Vous pouvez également utiliser la fonction "NB.SI" pour compter le nombre de tâches à faire qui ont une priorité de 1.
Pour aider à identifier et à hiérarchiser les tâches les plus importantes, vous pouvez utiliser des couleurs et des mises en forme conditionnelles dans Google Sheets. Par exemple, vous pouvez appliquer une couleur rouge aux tâches ayant une priorité de 1, une couleur jaune aux tâches ayant une priorité de 2, etc. La mise en forme conditionnelle permet d'automatiser ce processus pour que les couleurs soient appliquées automatiquement en fonction des priorités renseignées.
Pour visualiser vos progrès et vos réalisations, vous pouvez utiliser des graphiques et des tableaux de bord dans Google Sheets. Par exemple, un graphique en courbes peut vous montrer la progression de vos tâches à faire au fil du temps. Vous pouvez également créer un tableau de bord qui affiche la répartition de vos tâches par priorité ou par état (à faire, en cours, terminées).
Il est important de maintenir votre liste de tâches à jour et organisée pour ne rater aucune tâche importante. Pour ce faire, vous pouvez ajouter des commentaires à chaque tâche pour expliquer les détails ou les étapes à suivre. Vous pouvez également utiliser la fonction "date d'échéance" pour vous rappeler des tâches à faire avant une certaine date. Enfin, gardez toujours un œil sur votre liste de tâches à faire et triez-la régulièrement pour ne pas perdre de vue les tâches les plus importantes.
Google Sheets peut être intégré avec d'autres outils de productivité comme Trello ou Asana pour une meilleure gestion des tâches. Par exemple, vous pouvez créer un tableau Trello pour les tâches à faire et le lier à votre feuille de calcul Google Sheets pour avoir une vue d'ensemble en temps réel de l'avancement de la liste des tâches.
Pour résumer, Make et Google Sheets offrent une solution efficace pour trier et organiser vos tâches à faire facilement et rapidement. Les principales étapes sont le tri des e-mails dans Make, la configuration de l'exportation vers Google Sheets, l'organisation des tâches par catégories (date d'échéance, priorité) en utilisant des filtres et des formules dans Google Sheets ainsi que l'utilisation de couleurs et de mises en forme conditionnelles pour identifier les tâches les plus importantes.
Voici quelques réponses aux questions fréquemment posées sur l'utilisation de Make et Google Sheets :
Si vous êtes intéressé par l'amélioration de votre productivité et la gestion du temps, voici quelques ressources supplémentaires à prendre en compte :
Voici quelques exemples concrets d'utilisations réussies de Make et Google Sheets :
La gestion des tâches à faire peut être facile et efficace grâce à Make et Google Sheets. En suivant ces étapes simples et en utilisant les astuces que nous avons fournies, vous pouvez organiser et gérer vos tâches à faire plus efficacement. N'hésitez pas à explorer d'autres outils de productivité similaires pour trouver celui qui convient le mieux à votre style de travail ou de vie.
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